オンラインでセミナーをします

私の所属していますNPO法人集合住宅改善センターにおいて、令和３年２月１３日土曜日１３時３０分よりオンライン（ZOOM）でセミナーを開催します。参加料は無料で定員５０名です。
内容はコロナ禍の管理運営（担当マンション管理士の田島さん）コロナ禍の管理規約・運営細則（総会理事会のオンライン化）について（担当は私です）
オンラインですので遠方の方も参加できます。ご希望の方はNPO法人集合住宅改善センターのホームページからアクセスしてください。
コロナ禍での総会・理事会をオンラインを利用して実施する場合の問題点をテーマとして話をしましょうということです。

オンラインの問題点

総会のオンライン化について少し触れます。
オンラインが出来るのはパソコンを持っているのか、ある程度使いこなせるのかが前提にあります。失礼ながら言いますと高齢化しているマンションでは居住者のパソコン利用者の割合はどの程度でしょうか？利用率が低ければそもそもオンラインは無理となります。

次にパソコンの普及率が高くオンラインが可能としたときにその出席者が出席資格のある区分所有者かどうかの確認方法を考えねばなりません。
現状の確認方法は、出席票の提示、出席者名簿への記入、顔を見知っている等ではないでしょうか。オンラインでの確認となれば、事前に主催者側からオンライン総会への参加の確認メールを送り参加者は参加の確認メールを送ることで一応のチェックはできると思います。

主催者つまりオンラインのホスト役は誰が担うのでしょうか？これも決めておくことが重要です。管理会社が受託しているところでは管理会社の業務がふえると思います。

いざ総会が始まったときの議決権の行使はどうするのでしょうか。参加者が挙手をしても画面上から確認することは少し困難なように思えます。私は青と白のカードを挙げて賛否の意思を示せばどうかと考えています。
質疑の時もカードを掲示して発言すると画面上の整理はつくと思います。

全てをオンラインですればシンプルなのですが、リアル総会とのハイブリッド（併用型）ですとリアルの会場とオアンライン上とのやり取りが十分でなかったりします。

以上のようにテクニカルなこともありますので、総会・理事会の運営細則を決めておくことが必要です。

管理規約の改正

オンライン化は総会の招集から議事進行までが従来の会場におけるものとは異なりますので管理規約でオンライン総会の定めを規定する必要があります。
オンライン総会を開催するのは緊急事態宣言が発出されたときあるいはそれに準ずる事態になったときという条件付きで召集することを明記しておく必要があると思います。

最後に

今年はコロナに苦しめられました。はやく終息することを祈ります。
皆様の健康を祈念しまして年末のあいさつとします。来年もよろしくお願いします。